Questions fréquentes : Gouvernement et autres organismes publics

Qui est le responsable d’un organisme public aux termes de la LAIPVP, et quel est son rôle?

      • Aux termes de la LAIPVP, la désignation du responsable d’un organisme public est déterminée en fonction du type d’organisme concerné. Conformément à la définition de «responsable» donnée à l’article1 de la Loi, celui‑ci est désigné de la façon suivante:
      • pour un ministère, le responsable est le ministre sous l’autorité de qui est placé ce ministère;
      • pour un organisme gouvernemental constitué en personne morale, le responsable est le premier dirigeant de cet organisme;
      • pour un organisme gouvernemental non constitué en personne morale, le responsable est le ministre responsable de cet organisme;
      • pour un organisme public local, le responsable est la ou les personnes désignées par voie de règlement ou de résolution adoptée par cet organisme.

La LAIPVP confère au responsable d’un organisme public la responsabilité de toutes les décisions prises et de tous les gestes posés par cet organisme en vertu de la Loi. Le responsable peut déléguer à tout membre du personnel une fonction ou un pouvoir qui lui est conféré par la Loi. Il est recommandé de procéder à la délégation en fonction des postes plutôt qu’en fonction de personnes bien identifiées ou titulaires de ces postes. Pour prendre connaissance des documents de délégation recommandés, voir Formulaires.

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Quelles sont les responsabilités d’un agent d’accès à l’information et de protection de la vie privée, et comment est‑il choisi?

L’agent d’accès à l’information et de protection de la vie privée est un employé de l’organisme public à qui le responsable de cet organisme a délégué une responsabilité ou un pouvoir aux termes de la LAIPVP. Cette délégation devrait se faire par écrit.
 
Dans la pratique, l’agent d’accès à l’information et de protection de la vie privée possède un pouvoir décisionnel important en vertu de la LAIPVP et, par conséquent, il devrait être un des cadres dirigeants de l’organisme public. Chaque agent devrait avoir un substitut, qui assurera l’intérim en l’absence de l’agent
.
Il est recommandé aux ministères de nommer une personne faisant partie de la direction au titre d’agent d’accès à l’information et de protection de la vie privée. Il est également recommandé aux ministères de nommer un agent principal plus un nombre approprié d’agents dans chacune des divisions des différents ministères. Bien souvent, le responsable de la division de l’administration centrale sera aussi l’agent principal
.
L’agent d’accès à l’information et de protection de la vie privée a pour principaux devoirs de :  

  • prendre la décision d’accepter ou de refuser les demandes d’accès à des renseignements personnels et signer les lettres informant de sa décision les auteurs de demande;
  • décider de la nécessité de prolonger le délai de réponse dans des cas précis;
  • aviser officiellement les tiers et entendre leur réponse;  
  • surveiller le rendement global de l’organisme public au regard de la LAIPVP;
  • s’assurer que l’organisme public traite les renseignements personnels conformément à la LAIPVP;
  • travailler avec le Bureau de l’ombudsman au sujet des enquêtes sur les plaintes et pendant la conduite d’enquêtes et de vérifications ayant trait à la protection de renseignements personnels.

Quelles sont les responsabilités d’un coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée?

Chaque organisme public est requis, en vertu du Règlement sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée, de nommer un employé au titre de coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée, qui est responsable de la réception des demandes d’accès et de l’application quotidienne de la Loi.

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée s’occupe des réponses aux demandes d’accès et aide le personnel des divers programmes à se conformer aux exigences en matière de collecte, utilisation, communication, correction et protection des renseignements personnels. Dans les organismes de grande taille, qui reçoivent de nombreuses demandes d’accès, la fonction de coordonnateur sera probablement une fonction à temps plein. Comme le coordonnateur est appelé à travailler en étroite collaboration avec l’agent principal, il est recommandé d’établir un lien hiérarchique direct entre ces deux postes.

Le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée a pour principaux devoirs de :

      • assister les auteurs de demande éventuels en leur expliquant le processus à suivre dans le cadre de la LAIPVP et en répondant à leurs questions;
      • recevoir les demandes et coordonner le processus de réponse;
      • communiquer avec les auteurs de demande pour obtenir des éclaircissements ou de plus amples renseignements si nécessaire;
      • s’assurer que les délais prescrits et les exigences relatives à l’envoi des avis sont respectés;
      • monter les dossiers afin que l’agent puisse les étudier et rendre une décision;
      • évaluer et percevoir les droits et, si cette fonction a été déléguée par le responsable, signer le formulaire d’estimation du coût;
      • préparer les lettres de réponse;
      • préparer les rapports statistiques trimestriels;
      • s’assurer que les documents de délégation des pouvoirs ministériels sont à jour;
      • s’assurer que les directeurs de programme comprennent les exigences relatives à la protection des renseignements personnels;
      • recevoir les demandes de correction de renseignements personnels et les acheminer vers le programme concerné.

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Quelle information devrait comporter la réponse à une demande faite en vertu de la LAIPVP?

L’article 12(1) de la LAIPVP prescrit que l’organisme public informera l’auteur de la demande par écrit de ce qui suit :

      • la communication totale ou partielle du document est accordée ou refusée;
      • les modalités de celle‑ci quand la communication totale ou partielle du document est accordée;
      • si la communication totale ou partielle du document est refusée :
        • les motifs du refus et les exceptions prévues à la Loisur lesquelles le refus est basé;
        • le fait que le document n’existe pas ou ne peut être retrouvé.  

Lorsque l’accès est refusé, l’organisme public doit de plus fournir les coordonnées de l’employé qui sera en mesure de répondre aux questions de l’auteur de la demande concernant le refus. La réponse doit aussi informer l’auteur de la demande qu’il peut porter plainte auprès de l’ombudsman au sujet de ce refus.

Les avis de pratique de l’ombudsman qui suivent résument ce que ce bureau veut trouver dans les réponses faites en vertu de la LAIPVP :

Des modèles de réponses sont consultables à l’adresse suivante : Modèles de lettres et d’avis

Que faire si le 30e jour tombe le dimanche ou un jour férié?

L’article 9 de la LAIPVP requiert des organismes publics qu’ils fassent tous les efforts nécessaires pour répondre aux auteurs de demande aussi rapidement que possible. Si vous ne pouvez répondre avant le 30e jour et que ce jour tombe une fin de semaine ou un jour férié, vous pourrez reporter votre réponse au prochain jour ouvrable.

Quand et comment transmettre une demande à un autre ministère ou à un autre organisme public?

L’article 16 de la LAIPVP prévoit que, dans les sept jours suivant la date à laquelle un organisme public est saisi d’une demande de communication d’un document, le responsable de l’organisme peut transmettre la demande à un autre organisme public si, selon le cas :

      • le document a été produit par ou pour l’autre organisme public;
      • l’autre organisme public a été le premier à obtenir le document en premier;
      • le document relève de l’autre organisme public.

Exemples :

      • Services � la famille Manitoba reçoit une demande d’un bénéficiaire de l’aide au revenu qui veut avoir accès à son dossier à l’égard d’un programme de formation donné. Bien que, à l’origine, il ait été offert par Services � la famille Manitoba, ce programme et tous les programmes semblables, ainsi que les dossiers qui en découlent, relèvent maintenant du ministère de l’Entreprenariat, de la Formation professionnelle et du Commerce. Services � la famille Manitoba transmettra donc la demande reçue à Emploi et Économie.
      • Le Conseil exécutif reçoit une demande pour que le Conseil des ministres communique des documents au sujet d’un programme d’aide à l’agriculture. Comme le document a été préparé par Agriculture, Alimentation et Développement rural Manitoba, le Conseil exécutif pourra lui transmettre la demande en question.  

Avant de transmettre une demande, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée devrait contacter son homologue de l’autre organisme public afin de confirmer qu’il a le document demandé et qu’il accepte la transmission de la demande.
 
Quand une demande est transmise à un autre organisme public, le coordonnateur de l’accès à l’information et de la protection de la vie privée dont l’organisme a d’abord reçu la demande doit en aviser par écrit l’auteur de la demande. Un modèle de l’avis à envoyer dans de telles circonstances est consultable à l’adresse suivante : Modèles de lettres et d’avis.

L’organisme public auquel la demande est transmise doit faire tous les efforts nécessaires pour répondre dans les 30 jours suivant la réception de celle‑ci, sauf si une prorogation de délai a été accordée ou s’il y a lieu d’aviser un tiers en vertu de l’article 33 de la Loi.

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Quels droits un organisme public peut‑il exiger aux termes de la LAIPVP?

Aucuns droits ne sont exigibles pour la présentation d’une demande faite en vertu de la LAIPVP, ni pour les deux premières heures consacrées par l’organisme public à la recherche ou à la préparation de l’information.
Les services suivants sont facturables en application de la LAIPVP :

      • Droits de recherche et de préparation

15 $ la demi‑heure (suivant les deux heures gratuites).

S’applique au temps consacré à trouver les documents, à en faire des copies de travail, à retrancher toute partie dont la communication est exclue aux termes de la Loi.

Ne s’applique pas au temps consacré à décider quelle information ne sera pas communiquée et sera retranchée, à prendre les dispositions nécessaires pour transmettre une demande à un autre organisme public, à préparer une estimation des droits.

      • Droits de programmation par ordinateur et de traitement des données

10 $ pour chaque période de 15 minutes consacrées à la programmation ou au traitement interne des données, ou le coût réel de ces opérations lorsqu’elles sont effectuées à l’externe.

      • Droits de reproduction (si l’auteur de la demande veut une copie)

Photocopies et imprimés d’ordinateur : 0,20 $ la page.
Impressions tirées de microfilms : 0,50 $ la page.
Toute autre méthode de reproduction : le coût réel.

Nota : Les auteurs de demande qui veulent des copies de leurs propres renseignements personnels n’ont rien à payer si les frais de reproduction totaux s’élèvent à moins de 10 $.

      • Droits de livraison

Par courrier ordinaire : gratuit.
Par messageries : le tarif en vigueur.

Quelles sont les fonctions facturables au poste de « Recherche et préparation »?

Les fonctions suivantes sont des fonctions de recherche et de préparation qui peuvent être facturées à l’auteur d’une demande :

      • déterminer l’emplacement, dans le bureau ou en entrepôt, des documents demandés;
      • examiner les documents de façon à repérer les passages pertinents à la demande;
      • reproduire ou prélever l’information demandée et retrancher l’information qui ne peut être communiquée en vertu d’une exception prévue à la Loi.

Quelles sont les fonctions non facturables au poste de « Recherche et préparation »?

L’article 4(3) du Règlement prévoit que les fonctions suivantes ne font pas partie des opérations de « Recherche et préparation » et que, par conséquent, aucuns droits ne sont exigibles de l’auteur de la demande pour leur conduite :

      • la transmission d’une demande à un autre organisme public;
      • l’estimation des droits;  
      • l’examen des documents afin de déterminer si certaines exceptions à la communication s’appliquent ou non;
      • la reproduction d’un document destiné à l’auteur de la demande;
      • la fourniture de renseignements supplémentaires jugés nécessaires à la compréhension d’un document;

le temps consacré à la consultation au sein de l’organisme public, avec d’autres organismes publics, avec des tiers et des conseillers juridiques.

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Le gouvernement du Manitoba possède‑t‑il un outil d’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée?

Le personnel a mis au point un processus afin d’assister les ministères et les organismes gouvernementaux à naviguer l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Veuillez communiquer avec fippa@gov.mb.ca, pour établir si une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pourra bénéficier votre initiative. Parmi les raisons les plus répandues de procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, il faut noter :

        • la conception d’un nouveau programme ou d’un nouveau service; 
        • des modifications importantes apportées à un programme ou un service, par exemple le passage d’une fourniture traditionnelle à une fourniture électronique;
        • la modification de la méthode employée pour recueillir, utiliser ou communiquer des renseignements personnels;
        • la prévision des inquiétudes possibles du public relatives à la protection des renseignements personnels offerte par un programme ou un service nouveau ou modifié;
        • l’introduction de modifications dans les systèmes administratifs ou dans l’architecture des infrastructures qui influent sur la séparation physique et logique des renseignements personnels ou sur les mécanismes de sécurité servant à gérer et à contrôler l’accès à ceux‑ci.

Que dois‑je inclure dans l’énoncé sur la protection des renseignements personnels qui doit figurer sur le site Web de mon ministère?

      • L’énoncé sur la protection des renseignements personnels devrait inclure ce qui suit :
      • quels renseignements sont automatiquement extraits par le serveur Web (et pourquoi ils sont nécessaires), de même que les coordonnées d’une personne en mesure de répondre aux questions à ce sujet;  
      • quels renseignements personnels sont recueillis en vue de fournir des services et pourquoi ils sont nécessaires (par exemple, afin de poster une brochure demandée par l’internaute);
      • quels renseignements (s’il y a lieu) sont communiqués à d’autres organismes publics ou à d’autres personnes;
      • ce qui vous autorise à recueillir des renseignements personnels conformément aux lois relatives à vos programmes ou à la LAIPVP;
      • les coordonnées d’une personne en mesure de répondre aux questions.

L’énoncé sur la protection des renseignements personnels peut aussi inclure ce qui suit :

      • les liens existants vers d’autres sites (accompagnés d’un avis de non‑responsabilité quant au contenu de ces sites ou à leurs pratiques en matière de protection de la vie privée);
      • de l’information sur les témoins de connexion;
      • de l’information sur les politiques de sécurité.

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Que devrais‑je faire si je soupçonne une violation de la vie privée?

Les atteintes à la vie privée les plus fréquentes se produisent lorsque des renseignements personnels concernant des clients ou des employés sont volés, perdus ou communiqués par erreur, par exemple quand un ordinateur portable est volé dans un bureau, qu’un appareil mobile est oublié dans un taxi ou qu’un document est télécopié à un mauvais numéro.

L’ombudsman du Manitoba a distingué quatre étapes clés dans la réponse d’un organisme public à une violation du respect de la vie privée :

      • Limitez l’atteinte.
      • Évaluez les risques associés à l’atteinte.
      • Déterminez qui devrait être avisé (ceci peut comprendre les personnes touchées par la violation, la police, les fournisseurs de technologie, les organismes de réglementation, le Bureau de l’ombudsman).
      • Prenez des mesures pour prévenir d’autres atteintes à la vie privée.

Pour un complément d’information sur la manière de réagir à une violation de la vie privée, veuillez consulter les avis de pratique suivants formulés par l’ombudsman du Manitoba : 

 

Quand la collecte de renseignements personnels est‑elle autorisée?

Les organismes publics ont souvent besoin de recueillir des renseignements personnels en vue de verser des prestations ou de fournir des services à des particuliers. Cependant, on ne peut recueillir des renseignements personnels à moins d’y être légalement autorisé. L’autorisation légale peut découler de la LAIPVP ou de lois propres à certains programmes.

La collecte de renseignements personnels est permise si :

      • celle‑ci est expressément autorisée par une loi ou un règlement du Manitoba ou du Canada;
      • elle est directement liée et nécessaire à un programme ou à une activité existants de l’organisme public;
      • elle est en lien avec l’application de la loi ou la prévention de la criminalité.

Le consentementne constitue pas, aux termes de la LAIPVP, une autorisationde recueillir des renseignements personnels. L’organisme public doit recueillir cette information pour l’une des raisons énumérées ci‑dessus.

Quand la collecte indirecte de renseignements personnels est‑elle autorisée?

En règle générale, les organismes publics recueillent les renseignements personnels directement des personnes que concerne cette information (par exemple, au moyen d’une entrevue ou en remplissant un formulaire de demande).
Toutefois, la LAIPVP permet aussi aux organismes publics de recueillir des renseignements personnels indirectement d’une personne autre que celle que concerne cette information (par exemple, d’un autre ministère afin de vérifier l’admissibilité à un programme).

Voici deux situations où la collecte indirecte est permise :

      • les lois relatives au programme visé autorisent l’organisme public à recueillir des renseignements financiers du ministère fédéral des finances;  
      • l’information confirmant les états de service est recueillie du ministère fédéral de l’emploi et de l’immigration lorsque l’on peut raisonnablement s’attendre que la collecte directe (donc auprès de la personne concernée) produise des renseignements erronés.

Pour une liste complète des situations où la collecte indirecte est permise : (s.37(1) LAIPVP)


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Quel genre d’avis dois‑je donner quand je recueille des renseignements personnels?

Quand ils recueillent des renseignements personnels directement d’une personne, les organismes publics doivent aviser cette personne de ce qui suit :

      • le but de la collecte;
      • la source précise de l’autorisation légale sur laquelle se fonde la collecte;
      • le titre, l’adresse professionnelle et le numéro de téléphone professionnel d’un agent ou d’un employé qui peut répondre aux questions de la personne concernant la collecte.

Les trois parties constituant l’avis doivent être remises à la personne au moment de la collecte des renseignements personnels, et sous une forme adaptée aux circonstances :

      • si les renseignements personnels sont recueillis sur un formulaire, l’avis peut faire partie du document, être joint au formulaire ou fourni dans une brochure;
      • si le service est fourni au téléphone, il serait approprié de donner l’avis oralement;
      • si le service est fourni à un guichet, des messages affichés ou des brochures seraient appropriés.

Voici, à titre d’exemple, l’avis qui pourrait être inséré dans un formulaire :

Les renseignements personnels recueillis sont nécessaires à l’administration du programme_____. Ils servent à évaluer et à vérifier votre admissibilité au programme_____. Ces renseignements seront utilisés pour communiquer avec vous en cas d’urgence dans votre lieu de travail. Si vous avez des questions au sujet de la collecte de ces renseignements, veuillez entrer en contact avec le directeur, 123 Office Building, Winnipeg (Manitoba)  R3C 1Z1 ou 945-1234.

De quelle manière un organisme public peut‑il utiliser les renseignements personnels qu’il recueille?

Les organismes publics peuvent utiliser ces renseignements personnels seulement dans les conditions suivantes :

      • pour la même raison que ces renseignements ont été recueillis, ou dans un but conforme;
      • avec le consentement de la personne;
      • pour les mêmes raisons que ces renseignements peuvent être communiqués en vertu de la LAIPVP.

Par exemple, si une municipalité recueille les noms et les adresses afin de dresser son rôle de perception, elle peut également utiliser cette information pour son fonctionnement. Ainsi, elle pourrait utiliser les renseignements recueillis pour envoyer aux propriétaires les factures de services publics. Pour une liste complète des situations où les renseignements personnels peuvent être communiqués : (s.43 and s.44(1) LAIPVP)

Bien que les organismes publics soient autorisés à utiliser les renseignements personnels dans un but particulier, la LAIPVP limite cette utilisation au nombre minimal de renseignements nécessaires pour réaliser leur objectif d’une manière raisonnable. La limite s’applique tant au nombre qu’au type de renseignements personnels qui sont utilisés.

L’utilisation des renseignements personnels est limitée aux seuls employés de l’organisme public qui doivent les connaître pour accomplir leur travail.

Par exemple, un superviseur reçoit un courriel d’une employée l’informant qu’elle ne se présentera pas au travail le lundi suivant parce qu’elle a un rendez‑vous chez le médecin. Le courriel contient aussi des renseignements au sujet de la visite chez le médecin, y compris le nom de celui‑ci et des détails sur les problèmes de santé de l’employée. Le superviseur fait suivre le courriel chez la réceptionniste, qui tient le registre des absences.

Dans ce cas‑ci, la réceptionniste n’a pas besoin de tous ces renseignements pour inscrire l’absence prévue de l’employée. Le superviseur aurait dû écrire un nouveau courriel ou retrancher les renseignements superflus de celui envoyé par l’employée avant de le faire suivre.


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Comment un organisme public peut‑il communiquer des renseignements personnels?

Les organismes publics peuvent communiquer des renseignements personnels seulement dans les conditions suivantes :

      • pour la même raison que ces renseignements ont été recueillis, ou dans un but conforme;
      • avec le consentement de la personne;
      • pour un nombre limité de raisons qui sont autorisées en vertu de la LAIPVP.

Par exemple, si le gouvernement fédéral finance partiellement un programme d’emploi du Manitoba et qu’il demande un rapport sur les résultats obtenus par les participants, les responsables du programme manitobain liraient l’article 44 de la LAIPVP afin de déterminer s’ils peuvent communiquer cette information. En vertu de l’alinéa 44(1)i) de la Loi, un organisme public peut communiquer des renseignements personnels au gouvernement du Canada en vue de faciliter le contrôle et l’évaluation d’un programme à frais partagés. Si telle est la raison pour laquelle l’information est demandée, l’organisme public serait autorisé à la communiquer. Pour une liste complète des situations où les renseignements personnels peuvent être communiqués : (s.44(1) LAIPVP)

Bien que les organismes publics soient autorisés à utiliser les renseignements personnels dans un but particulier, la LAIPVP limite cette utilisation au nombre minimal de renseignements nécessaires pour réaliser leur objectif d’une manière raisonnable. La limite s’applique tant au nombre qu’au type de renseignements personnels qui sont utilisés.

L’utilisation des renseignements personnels est limitée aux seuls employés de l’organisme public qui doivent les connaître pour accomplir leur travail.

Par exemple, un superviseur reçoit un courriel d’une employée l’informant qu’elle sera absente du travail pendant six semaines à cause de problèmes de santé. Elle joint une copie du rapport rédigé par son médecin. Le superviseur fait suivre le courriel chez la réceptionniste du service des ressources humaines, qui tient le registre des absences.

Dans ce cas‑ci, la réceptionniste n’a pas besoin de tous ces renseignements pour inscrire l’absence prévue de l’employée. Le superviseur aurait dû écrire un nouveau courriel ou retrancher la pièce jointe de celui envoyé par l’employée avant de le faire suivre.


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