La salle de lecture des Archives

Si vous souhaitez effectuer des recherches dans les documents du Bureau des documents du gouvernement, du Centre des documents privés et de la Compagnie de la Baie d'Hudson, la salle de lecture des Archives est l'endroit tout désigné. Voici quelques renseignements qu'il est bon de connaître avant de se présenter à la salle de lecture :

• Obtention d'un laissez-passer
• Les services de référence
• Repérage des documents
• Documents à accès restreint
• Utilisation des microfilms dans la salle de lecture

Obtention d'un laissez-passer

L'accès aux instruments de recherche en ligne et aux documents originaux sous la garde des Archives du Manitoba est réservé aux détenteurs d'un laissez-passer valide. On peut obtenir un laissez-passer dès sa première visite en remplissant le formulaire approprié et en présentant une pièce d'identité. Les pièces d'identité acceptables comprennent, sans s'y limiter, un permis de conduire valide, un passeport, une carte d'étudiant, un certificat de naissance, une carte d'assurance sociale et une carte d'Indien visé par un traité ou de Métis. Les cartes de crédit, d'assurance-maladie et de visite ne sont pas acceptées. Le laissez-passer est accordé sans frais et il n'est pas transférable.

Remarque :

• Vous devez montrer votre laissez-passer à chaque visite aux Archives.
• Les objets personnels, comme les mallettes, les grands sacs à main, les sacs à dos, les chemises de classement, les parapluies et les vêtements d'extérieur comme les pardessus et les imperméables, doivent être rangés dans les casiers situés au rez-de-chaussée près du poste de garde.
• Vous pouvez apporter des notes et un ordinateur portable dans la salle de lecture.
• Vous pouvez utiliser votre téléphone cellulaire à l'extérieur de la salle de lecture.
• Il est interdit d'apporter boisson et nourriture dans la salle de lecture.
• Les documents d'archives sont uniques et irremplaçables. Nous avons établi des directives visant à protéger le patrimoine documentaire de la province pour les générations futures. Veuillez prendre un moment pour lire le Politiques et procédures relatives à la salle de lecture .

Communiquez avec nous pour en savoir davantage sur l'obtention d'un laissez-passer des Archives du Manitoba.

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Les services de référence

Le personnel de recherche des Archives du Manitoba est disponible pour discuter de vos recherches et vous guider dans tous les aspects de l'utilisation de la salle de lecture des Archives. Un résumé de certains des services offerts à la salle de lecture figure ci-dessous :

• accès à tous les instruments de recherche, notamment les inventaires, les listes de fichiers, les index et les catalogues de cartes;
• guide de recherche en ligne des ressources documentaires archivistiques sur tous les types de supports des Archives du Manitoba, y compris des Archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson;
• accès aux documents originaux et aux ressources documentaires de la bibliothèque des ACBH et recherches de ces documents et ressources;
• libre accès aux microfilms et aux microfiches;
• copie libre-service des microfilms et des microfiches;
• demande de reproduction de documents.

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Repérage des documents

Bon nombre des documents demandés peuvent être repérés immédiatement. Avant de vous rendre aux Archives du Manitoba, sachez cependant que certains documents peuvent ne pas être disponibles sur-le-champ. Par exemple :

• les documents conservés à l'extérieur arriveront aux Archives du Manitoba deux jours après la demande;
• les documents sur supports spéciaux, comme les documents audiovisuels, les enregistrements sonores et les documents cartographiques, pour lesquels un rendez-vous préalable peut être requis;
• les documents nécessitant une manipulation et des soins particuliers;
• les documents à accès restreint dont ceux assujettis aux dispositions de la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée, à d'autres lois ou à des restrictions imposées par le donateur.

Vous devez prendre les mesures suivantes pour consulter les documents conservés aux Archives du Manitoba :

• Veuillez consulter les Conditions régissant la copie, la reproduction et l'utilisation des documents des Archives du Manitoba avant de demander des documents originaux.
• vous devez remplir les formulaires de demande de documents une fois que vous connaîtrez les documents qui vous intéressent. Vous devez remplir un formulaire distinct pour chaque document demandé;
• vous ne pouvez demander que cinq documents à la fois.

Le repérage des documents se fait entre 9 h et 15 h 20 chaque jour et il faut compter environ 30 minutes. On ne procède à aucun repérage entre 12 h 20 et 13 h 30.

Si votre visite aux Archives du Manitoba exige un service rapide, veuillez communiquer avec nous au préalable pour que les documents demandés soient disponibles dès votre arrivée.

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Documents à accès restreint

Avant de vous présenter aux Archives du Manitoba, sachez que certains documents peuvent ne pas être immédiatement disponibles pour la consultation. L'accès aux documents peut être restreint pour les raisons suivantes :

• certains documents du gouvernement peuvent contenir des renseignements personnels ou sensibles (la Loi sur l'accès à l'information et la protection de la vie privée pose des limites au droit des particuliers à l'accès à l'information détenue par le gouvernement du Manitoba; l'accès aux documents du gouvernement peut être assujetti aux dispositions de différentes lois, notamment la Loi sur le système de justice pénale pour les adolescents, la Loi sur la santé mentale et la Loi sur l'adoption);
• certains documents privés, y compris ceux des Archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson, ont été donnés aux Archives du Manitoba à certaines conditions concernant leur accessibilité;
• divers documents nécessitent une manipulation et des soins particuliers.

Pour en savoir davantage sur certains documents particuliers, effectuez une recherche dans la base de données Keystone, consultez les instruments de recherche de la salle de lecture des Archives ou communiquez avec nous.

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Utilisation des microfilms dans la salle de lecture

Les Archives du Manitoba, y compris les Archives de la Compagnie de la Baie d'Hudson, ont microfilmé bon nombre de leurs documents. Les copies sur microfilms aident non seulement à préserver les documents originaux, elles sont aussi facilement accessibles aux clients de la salle de lecture des Archives et aux clients du monde entier par le biais du Programme de microfilms. On peut trouver les numéros des microfilms à l'aide des instruments de recherche de la salle de lecture, des Instruments de recherché en ligne des ACBH et de la Base de données descriptive des archives Keystone.

Vous pouvez consulter les microfilms sur les visionneuses qui se trouvent dans la salle de lecture. Le Guide sur les services de copie donne des renseignements sur les différentes formes de copies offertes aux Archives du Manitoba.

On peut aussi consulter des copies de certains microfilms de Bibliothèque et Archives Canada (BAC) à la salle de lecture, notamment des listes de passagers sur des navires, des documents relatifs aux recensements et d'autres documents relatifs à l'histoire du Manitoba.

Les microfilms pour diffusion générale de BAC qui ne se trouvent pas à la salle de lecture peuvent être commandés et acheminés aux Archives du Manitoba. Veuillez communiquer avec nous si vous avez des questions sur la disponibilité des microfilms aux Archives du Manitoba ou si vous souhaitez consulter les microfilms de Bibliothèque et Archives Canada dans la salle de lecture.

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