1.1.6 Arrêt des services

Cette section comporte deux volets : Clôture et transfert (mouvement du cas).

• Lois et règlements applicables

  Loi sur les services à l’enfant et à la famille

  Loi sur l’adoption

• Normes

  Clôture - fait référence à la conclusion formelle de la prestation de services.

  Transfert – suppose de transmettre la responsabilité de la prestation de services à un autre responsable de cas, à un autre office ou à une province ou un territoire. En général, les transferts vers un autre office ou un autre territoire impliquent également la clôture du dossier.

  Fermeture

  1. Lorsque la résiliation du service est appropriée et approuvée par un superviseur, le responsable du cas :
  • communique avec le client/la famille pour l’informer de la clôture et discuter de la justification de la décision;
  • réévalue la sécurité en fonction de cette décision, des réponses de la famille/du client et planifie en conséquence.Un cas ou une prise en charge ne peut pas être clôturé(e) si un enfant est considéré comme étant en sécurité sous certaines conditions;
  • aide le client/la famille à désigner des soutiens et des ressources de prévention appropriés et à communiquer avec eux, y compris des prestataires de services informels et communautaires, et d’autres prestataires de services qui pourraient être impliqués;
  • informe les prestataires de services liés au dossier de sa clôture imminente;
  • remplit un rapport de fermeture et rassemble tous les documents dans le mois suivant l’approbation du superviseur pour clôturer le dossier;
  • transmet le rapport de fermeture au superviseur, qui examinera le dossier (sur support électronique et sur support papier) dans un délai de sept jours ouvrables afin de vérifier que le rapport de fermeture est complet et que tous les documents ont été remplis;
  • s’assure que le statut du dossier clos est reflété dans la Loi sur les services à l’enfant et à la famille.

  Transfert

  2. D’office à office au Manitoba- Lorsqu’un transfert ou mouvement de dossier/cas est approprié, qu’il ne compromet pas une enquête sur le bien-être de l’enfant et est soutenu par le Protocole de détermination de l’autorité, le responsable du cas :
  • demandera que le superviseur d’envoi approuve le transfert dans les 10 jours (ou comme convenu par l’office des services à l’enfant et à la famille chargé de l’envoi et de l’accueil) et signera le Protocole de détermination de l’autorité rempli et le résumé du transfert;
  • communiquera avec l’organisme d’accueil pour demander le service et confirmera par écrit la date d’effet du transfert;
  • organisera une réunion/discussion de planification et de diffusion de renseignements avec l’organisme d’accueil, l’agent chargé du dossier (ou le superviseur) avant la date d’effet du transfert;
  • transmettra le Protocole, le résumé du transfert et tous les renseignements d’identification et de dossier pertinents à l’avance dans la mesure du possible;
  • s’assurera que les documents pertinents sont versés au dossier pour terminer le transfert (dans les 30 jours suivant la date d’effet).
  3. Transfert au sein de l’office- Lorsqu’un transfert a lieu au sein de l’office, le responsable du cas et son superviseur :
  • organiseront une réunion/discussion de planification et de diffusion de renseignements avec l’agent d’accueil, le nouvel agent chargé du dossier (ou le superviseur) avant la date d’effet du transfert;
  • rempliront un résumé de transfert, le remettront à l’agent d’accueil, une fois qu’il est approuvé par le superviseur;
  • informeront la famille et les prestataires de services du transfert et des coordonnées de l’agent d’accueil, une fois que le transfert de cas est confirmé par le superviseur de l’accueil.
  4. Transfert de tutelle ou de surveillance au Manitoba– – Lorsqu’il y a également un transfert de la tutelle légale d’un enfant (temporaire ou permanente) ou une ordonnance de surveillance à un autre organisme en vertu de l’article 49 de la Loi sur les services à l’enfant et à la famille, le responsable du cas :
  • remplira tous les documents requis pour un transfert, et les éléments supplémentaires décrits dans la politique et le protocole de transfert permanent du pupille entre les autorités;
  • s’assurera que les trousses comprennent l’ordre légal (tutelle ou ordonnance de surveillance) et toute autre documentation requise;
  • demandera qu’un superviseur amorce le processus auprès de l’organisme d’accueil et confirme la date du transfert par écrit;
  • préparera le formulaire de demande de transfert de tutelle pour signature par le directeur exécutif ou le directeur régional, en s’assurant que la trousse d’information est opportune, exacte et complète, laissant suffisamment de temps pour que la demande soit traitée avant le transfert.

  Le directeur administratif ou régional :

  • apposera une note sur la trousse confirmant que les renseignements sont exacts et complets;
  • transmettra les éléments requis à son autorité, qui demandera l’approbation du directeur au moins deux semaines avant le transfert.
  5. Demande d’information sur le dossier ou de service par un office à l’extérieur du Manitoba (ou service de courtoisie demandé au Manitoba) – Lorsqu’une famille recevant des services (y compris des services d’accueil ou des services bénévoles en vertu d’une entente) déménage d’un office manitobain vers un territoire à l’extérieur du Manitoba, le superviseur s’assure :
  • d’informer le coordonnateur interprovincial ou le gestionnaire des services d’adoption/post-adoption de la direction (selon le cas) d’une question relative aux services de protection de l’enfance, aux enfants pris en charge ou à l’adoption/la post-adoption;
  • de communiquer avec l’office des services à l’enfant et à la famille du nouveau territoire, avec l’office d’où l’enfant/la famille est originaire (directement ou par l’intermédiaire des coordonnateurs interprovinciaux), et qu’il y a consultation sur la clôture ou les exigences du service de courtoisie;
  • de respecter le Protocole provincial/territorial concernant le déplacement d’enfants, d’adolescents et de familles entre les provinces et les territoires;
  • dans le cas du Québec ou d’un pays étranger, que l’affaire ne progresse que sous la direction du coordonnateur interprovincial ou du gestionnaire des services d’adoption/de post-adoption, Direction de la protection de l’enfance;
  • que le dossier pour enfant pris en charge concernant un pupille permanent, le dossier familial et le dossier pour enfant pris en charge concernant un pupille temporaire et le dossier familial pour une ordonnance de surveillance restent ouverts au Manitoba jusqu’à la date de fin de l’ordonnance respective.

• Protocoles

  Protocole de détermination de l’autorité sur le Système d’information sur les services à l’enfant et à la famille dans les formulaires/le Protocole de détermination de l’autorité Politique et protocole de transfert permanent du pupille entre les autorités (2017) sur les formulaires/protocoles du Système d’information sur les services à l’enfant et à la famille

  Protocole provincial/territorial concernant le déplacement d’enfants, d’adolescents et de familles entre les provinces et les territoires (2016) sur les formulaires du Système d’information sur les services à l’enfant et à la famille/Protocoles interprovinciaux – Documents

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